A chi non l’avesse ancora fatto suggerisco di iscriversi al Worldwide Intranet Challenge (WIC), un gruppo su Linkedin promosso dal vulcanico Andrew Wright e dedicato interamente ai temi riguardanti le intranet; raccoglie moltissimi specialisti internazionali della materia, le discussioni sono molto pertinenti e avete modo di entrare in contatto con temi e problemi comuni in tutto il mondo.

Credo che nel nostro campo ogni iniziativa del genere sia una boccata d’aria fresca: dobbiamo cominciare a fare rete in tutti i posti disponibili, perché le intranet e i progetti Enterprise 2.0 stanno dietro i firewall aziendali e questo rende le cose molto, molto più complicate.

Tra le ultime segnalazioni del gruppo vi evidenzio la discussione riguardante il design della home page e quella sulle applicazioni killer della intranet. Inoltre qualche giorno fa Kevin Cody ha segnalato un PDF dedicato ai fallimenti dei progetti intranet. Potete scaricare il PDF da qui.

Buona lettura e buona iscrizione :-)

Prendo spunto da un articolo recente di Jakob Nielsen che affronta il tema del design delle intranet e di come esso si combina con la scelta delle piattaforme, ed in particolare di Sharepoint (la quale, ricordiamolo,  occupa oggi solo il 20% del mercato, con una posizione tuttavia dominante rispetto al frastagliato panorama di alternative che crescono come funghi nel tumultuoso territorio delle applicazioni enterprise).

La tesi di Nielsen è condivisibile sia nelle sue premesse sia nella sua conclusione (anche se debole nelle sue argomentazioni): dato che le intranet sia basano principalmente su alcuni precisi task dei dipendenti,  la presenza di piattaforme precostituite non ci esime dall’attività di progettazione e di design. E se esaminiamo alcune intranet costruite a partire da Sharepoint ci accorgiamo immediatamente delle differenze, in barba alle funzionalità native che può presentare l’applicazione.

In realtà le obiezioni di Nielsen all’idea (così come alla perversa aspirazione) che una piattaforma come Sharepoint possa ridurre tutti gli ambienti a cloni di se stessi sono fin troppo lievi: per Nielsen a parità di piattaforma varieranno in modo consistente sia l’architettura informativa (o meglio le label) sia i contenuti in evidenza in home page. Ma questa obiezione non tocca il cuore del problema, perché è scontato che questi elementi saranno diversi da azienda ad azienda e non è su lor che va misurata l’eterogeneità radicale dei due elementi di design da una parte e piattaforma dall’altra.

Il fatto è che le aziende, come ho sottolineato più volte, non operano in un “vuoto di tecnologie” che la intranet dovrebbe occupare. E non operano neanche in un “vuoto di pratiche”, che la intranet sarebbe chiamata ad abilitare. Al contrario, le aziende sono già piene di tecnologie stratificate: email, dischi di rete, client della più diversa natura, bizzarre applicazioni, siti web abusivi, database estemporanei che diventano, anche in mancanza di alternative, elementi strutturali dei processi. A questo caleidoscopico orizzonte dobbiamo aggiungere le pratiche quotidiane delle persone, stratificate in abitudini, comportamenti, processi di fatto e così via.

Progettare una intranet significa guardare in faccia questa situazione, per così dire, spigolosa e disegnare – all’apparenza in astratto, ma in fine dei conti in modo molto più concreto di quanto le piattaforme possano offrire in modo nativo – un’applicazione che ne sia la sintesi. In tutto questo le piattaforme entrano fino a un certo punto e a dire il vero le migliori intranet dissimulano la loro origine, ovvero le piattaforme, perché sono sempre un oggetto ibrido che deve mettere insieme cose assai diverse tra di loro.

Il processo di design riguarda l’architettura informativa, certo, e lo schema delle pagine, ovviamente, ma anche la collocazione dell’ambiente in un ecosistema più ampio, nel quale la piattaforma si colloca come attore al pari degli altri. In alcuni casi certe funzionalità della piattaforma andranno completamente riscritte, in altri casi sarà affiancata da altre applicazioni che si integreranno ad essa. A volte metà della home sarà occupata dal motore di ricerca, in altri casi la presenza di CRM, wiki o sistemi di e-learning dovrà rubare posto ad altri elementi. Per non parlare delle pagine interne o di applicazioni verticali come il cercapersone. In questo Sharepoint o i suoi fratelli non ci possono aiutare e lo dimostrano le tante aziende che si sono portati a casa queste tecnologie per poi ritrovarsi ai dire ” e mo” che facciamo?”.

Anche la migliore piattaforma, in definitiva, resta qualcosa di più astratto del peggior design perché, mentre quest’ultimo si confronta comunque con i reali problemi dei dipendenti di un’organizzazione, la prima definisce uno standard buono per tutti e per nessuno, a cui bisognerà, nel migliore dei casi, “rimettere mano”.

Ciò non toglie, ovviamente, che molte intranet si assomiglino tra di loro, ma questo avviene meno per la presenza di piattaforme che uniformano i contenuti e più per il ricorrere di problemi comuni alle aziende, che, fortunatamente, possono essere trasformati in pattern di design. oggi i menù di navigazione principali tendono ad essere collocati in alto e il design tende ad essere a due colonne; sappiamo dove mettere il motore di ricerca e come, grossomodo, deve essere fatta la scheda di un dipendente.

Questo rende più semplice, ma non elimina il problema del design. Che eccede sempre le piattaforme per collocarsi in un territorio neutro nel quale tecnologie, pratiche, esigenze e pattern diventano progetto concreto.

P.S. Scusate lo stile fortemente ipotattico, ma mi sono accorto di essere ancora in modalità libro. Tornerò in modalità blogger dopo un sano periodo di disintossicazione :-)

Cari lettori, amici, compulsivi frequentatori del mio blog, eccomi di ritorno dalla lunga maratona per la scrittura del mio libro. Il mio blog stava facendo la muffa e forse molti di voi lo avevano già dato per spacciato, ma non è così. In questi mesi sono successe un sacco di cose, ovviamente (riporto unicamente il fatto che presto diventerò papà, e questa è già una notizia) che non ho potuto raccontare vista la sovrumana concentrazione necessaria per scrivere il testo (ma chi me l’ha fatto fà),  che uscirà a fine settembre, mi dicono.

Ma veniamo a noi: per il libro mi sono arrivati molti esempi (di cui ringrazio davvero tutti) e oggi voglio parlarvi del caso di una piccola azienda del Veneto, la AZ spa, che produce macchine utensili (il suo gioiello sono i sistemi per rettificare gli alberi a gomito). Roba hard, insomma, niente a che vedere con gli inafferrabili servizi da terziario avanzato:  sono cose solide e voluminose che esporta in tutto il mondo (circa 30 dipendenti interni più una rete di rivenditori freelance sparsi in 105 Paesi, una “multinazionale tascabile” come l’ha definita la mia referente).

Perché ve ne parlo? Perché l’azienda, sulla carta, rientrerebbe tra quelle escluse a priori dall’uso di sistemi intranet innovativi: pochi dipendenti, settore manifatturiero, lontana da suggestioni metropolitane. E invece proprio qui hanno cominciato ad usare con successo un wiki interno per condividere informazioni e ricostruire alcuni processi operativi.

Lascio parlare direttamente la persona dell’azienda che ha seguito il progetto dall’interno:

Abbiamo deciso di implementare un wiki in azienda inizialmente per questi 3 motivi:

•    la gestione flessibile ed efficiente della documentazione relativa alla ISO9001-2008
•    la gestione delle informazioni non strutturate
•    il risparmio cartaceo e la sensibilità all’ambiente

Con l’implementazione di Wiki,  oltre a gestire in maniera estremamente flessibile la documentazione relativa alla qualità ISO9001-2008, che possiamo considerare interna al flusso dei processi aziendali, ci siamo resi conto di quante informazioni “non strutturate” vi siano in azienda che escono dai normali flussi aziendali e con gli strumenti elencati precedentemente non trovano posto: con il wiki siamo è riusciti a trovare una collocazione a qualsiasi eccezione.

Sono rimasti solamente 3 moduli cartacei che seguono fisicamente il prodotto nella fase di montaggio, tutto il resto è solo su wiki (incredibile risparmio di carta); Ogni funzione aziendale è responsabile delle modifiche e validazioni della parte di wiki di sua competenza: ad ogni aggiornamento di wiki, il responsabile e le persone coinvolte ricevono automaticamente una email di avviso; le revisioni sui documenti sono automatiche. Ogni ufficio è responsabile di un certo numero di procedure e di permessi;

la certificazione non è più il fine da raggiungere ma è diventato uno strumento aziendale e un modo di pensare organizzato e snello. Tutto questo è stato possibile raggiungerlo solo grazie al wiki.

—

Dice ancora la persona dell’azienda:

Aver raccolto tutte le istruzioni aziendali in un unico punto ci permette di essere operativi in poche ore con qualsiasi dipendente o esterno che lavori con noi anche per brevi periodi in quanto su wiki trova qualsiasi procedura e informazione di cui ha bisogno.

Questo è un utilizzo del wiki dentro il flusso, ovvero per supportare e riconfigurare gli abituali processi di lavoro (per inciso, sono quelli veramente importanti, anche se meno appariscenti). Ma, come sappiamo in letteratura esiste un altro tipo di wiki interno, ovvero quello “fuori da flusso“, come supporto esterno ai processi (ad esempio un enciclopedia interna o un indice di acronimi aziendali). Anche in questo caso il wiki viene in aiuto all’azienda:

Tutte le leggi e normative che purtroppo sono l’incubo di molte piccole aziende non avendo una persona dedicata che le possa seguire, sono state risolte col wiki.

Tutte queste informazioni erano mille post-it e appunti sparsi per tutte le scrivanie senza un preciso responsabile. Un esempio è la gestione dei rifiuti, la quale comporta più persone coinvolte, più enti esterni, scadenze e documentazione. Anche in questo caso, tutta la documentazione relativa all’analisi dei rischi la stiamo completamente portando in wiki in modo che il responsabile ad ogni controllo possa facilmente fare le dovute verifiche e modifiche.

Ad ogni aggiornamento della legge viene semplicemente modificata questa pagina dove c’è una lista completa dei rifiuti prodotti, il responsabile da chiamare, la scadenza dei controlli e tutte quelle informazioni eccezionali che erano normalmente scritte su un post-it attaccato sotto il monitor dell’amministrazione.

In sintesi, per questa piccola azienda il wiki oggi è:

• un editor sostitutivo a Word
• un sistema di backup
• un sistema di versioning dei documenti
• un sistema di condivisione delle informazioni
• un enciclopedia aziendale
• una bacheca aziendale
• un manuale d’istruzione
• un manuale della qualità
• un repository di offerte commerciali
• un gestore di progetti
• un calendario
• un gantt di progetto
• un blog
• un server condiviso

Dulcis in fundo: ci si è messo anche il titolare, che sta usando il wiki per scrivere un libro:

Il titolare stesso , l’anima dell’azienda, sta scrivendo un libro interamente su wiki. Questo libro che avrà anche uno scopo promozionale, sarà un manuale sulla rettifica per alberi a gomito. La fase attuale è raccogliere in un unico punto tutte le informazioni tecniche, le domande frequenti, i testi, i link, gli spunti da parte dei dipendenti e tutto quello che può servire per la futura stesura dello stesso.

Una volta finita la raccolta, il wiki è pronto per essere passato al curatore del libro.

Credo che questo progetto, nella suo tutto sommato modesto ambito applicativo, ci dimostri molte cose (e ringrazio ancora Ernesto Capozzo, che ha seguito la realizzazione, per avermelo segnalato): che si può fare innovazione anche nel piccolo e che si possono guardare in faccia i problemi aziendali e provare a risolverli in modo nuovo anche al di fuori dell’hype che a volte contraddistingue questi progetti: la referente dell’azienda con cui ho parlato era allegramente stupita che ci fosse attenzione attorno a questo tema; mi chiedeva curiosa se c’erano altre aziende si erano regolate in questo modo; non sapeva che ci fosse una letteratura, e tantomeno una retorica al riguardo. Avrei voluto abbracciarla.

Poco alla volta, senza clamori, senza riempirsi la bocca di termini alla moda, senza fare faraonici piani di comunicazione che non portano da nessuna pare, senza comprare costose e frustranti portaerei editoriali e soprattutto senza unirsi al coro degli entusiasti paladini del 2.0 a qualsiasi costo, alcune aziende sperimentano, innovano, coinvolgono i dipendenti, cambiamo il loro modo di lavorare, portano a casa dei risultati.

E’ una bella notizia.

Cari amici e lettori, so che non sto aggiornando questo blog che pure mi ha dato tante soddisfazioni e che non dovrei trascurare quantomeno per educazione,  ma sono alle prese con il mio nuovo libro, che dopo mesi e mesi di titubanza mi sono deciso a scrivere, e sto in apnea compulsiva come da copione. Il libro si intitolerà (ma guarda un po’) “Intranet 2.0″ ed è una specie di manuale di gestione dei processi e dei tool collaborativi in azienda, con un occhio alle community, alla governance, alle funzionalità.

Vi dico subito che ho attinto a piene mani dalle cose che ho pubblicato in questi 6 anni sul blog quindi, lettore, se sei un mio fedele seguace puoi evitare di comperare il libro.  :-))

In realtà ho iniziato a scriverlo anche perché ho un buco lavorativo in parte cercato da me e in parte provvidenziale. Del resto, lavorare per non essere pagato, cosa che mi capita sempre più di frequente, non era la mia principale aspirazione come freelance.

Ma veniamo a noi. Mentre qui fuori stanno potando i miei ulivi e io qui dentro scrivo il mio libro sono alle prese col problema di trovare screenshot adeguati per supportare le cose che vado dicendo nel libro. Ho preso molto materiale dai miei contatti e dalla letteratura internazionale, ma sarebbe molto bello poter corredare il volume con qualche altro esempio italiano rilevante. Per questo vi chiedo, o lettori, se avete degli screeenshot interessanti tratti dalle vostre intranet che riguardano le funzionalità che elenco sotto e siete in grado di condividerli io sono qui.

Le immagini che inserirò, nell’eventualità, saranno corredate da una didascalia con l’indicazione “Per cortese concessione di nome persona – nomeazienda)

Di seguito elenco le funzionalità intranet per cui sto cercando screenshot:

• Profilazione spinta (riconoscimento utente e visualizzazioni diverse
• Commenti alle news
• Commenti ai documenti
• Voti di utilità ai contenuti
• Personalizzazione: links
• Personalizzazione: widget in home
• “my page” con propri contenuti e iscrizioni
• Rss dei contenuti
• Notifiche via mail sui contenuti
• Tagging sui contenuti
• Comportamenti emergenti sui contenuti (più visti, più commentati, più votati ecc)
• Profilo personale “arricchito” (vedi i miei post relativi)
• Forum tecnici trasversali (es. pc help)
• Forum tecnici settoriali
• Forum di help desk con esperti
• Forum con il Vertice
• Forum Vita & lavoro
• Funzionalità forum: galleggiamento, sticky post, segnala un abuso
• Esempi di blog del vertice
• Esempi di blog di esperti
• Esempi blog di progetto
• Esempi di blog della redazione
• Esempi di wiki fuori da flusso (enciclopedie, glossari..)
• Esempi di wiki dentro il flusso (gruppi di lavoro)
• Funzionalità interne wiki: permessi, edit, wysywyg…
• Social network interni
• Microblogging
• Virtual team
• Calendari condivisi
• task management
• web conference
• Idea box
• Brainstorming online
• Slidecast formativi
• Video pillole formative
• Web game formativi
• Piattaforme di e-learning interne
• Community ludiche (dopolavoro, recensioni, ricette ecc)
• Bacheca vendo compro
• community solidarietà
• Condivisione foto

E’ tanta roba lo so: è tutto quello di cui parlo nel libro. Se pensate che la cosa possa interessarvi e pensate di avere materiale utile, mi servono in formato TIF (per la stampa). Potete usare la mia mail. Darete una mano a me, darete un po’ di visibilità a qualche vostro progetto, ma sopratutto aiuterete i decisori di questo Paese a capire che si può fare…(tra l’altro un grazie a chi, come Gigi, Roberto e Marco, mi hanno già dato molto materiale utile…)

Grazie a tutti e ci rivediamo alla fine dell’apnea.